Сучасні платформи для спільної роботи стають найважливішим інструментом для реалізації різноманітних проектів. Вони не просто допомагають у виконанні завдань, а й активно використовуються для спрощення документообігу. Такі рішення дозволяють значно підвищити ефективність взаємодії співробітників, особливо коли йдеться про координацію роботи між різними відділами. Без таких інструментів складно досягти високого рівня узгодженості діяльності компанії.
Особливо потрібні сервіси для спільної роботи в умовах віддаленої роботи та онлайн-режиму. Ці платформи забезпечують безперебійну передачу завдань між співробітниками, незалежно від їхнього географічного положення. Для того, щоб колектив міг успішно взаємодіяти, важливо, щоб платформа пропонувала такі функції:
- контроль часу виконання кожного завдання;
- зручну та швидку комунікацію між співробітниками;
- повідомлення про прогрес у реальному часі;
- можливість прикріплення файлів до завдань.
Крім того, для успішного управління проектами важлива система статусів, яка допомагає відстежувати динаміку виконання завдань та своєчасно приймати рішення. Такі сервіси — це запорука організованої та продуктивної роботи, що особливо важливо в умовах бізнес-середовища, що швидко змінюється.
Коли хмарні сервіси для спільної роботи стають необхідними
З розвитком хмарних технологій більшість сучасних платформ для спільної роботи базуються саме на хмарі. Це дозволяє швидко розпочати роботу без необхідності встановлення будь-яких програм. Усі дані надійно зберігаються на серверах провайдера, а для підключення достатньо придбати потрібну кількість ліцензій та провести мінімальні налаштування. В результаті повноцінна робота може розпочатися вже в день підключення.
Такі послуги стали особливо популярні завдяки масовому переходу компаній на віддалену роботу, а також через їх зручність для масштабних організацій. У невеликих колективах, таких як, наприклад, дизайн-студія з п’ятьма співробітниками, можливо, потреба в таких платформах не така очевидна — месенджери та поштові клієнти можуть успішно виконувати функції координації та комунікації. Проте в організаціях із чисельністю співробітників у сотні осіб, платформи для спільної роботи з документами стають практично незамінними.
Для малих колективів можна розглянути безкоштовні рішення для спільної роботи. При невеликому штаті часто вдається уникнути витрат на абонентську плату, причому базовий функціонал таких платформ цілком може задовольнити потреби невеликих проектів.
Серед інших переваг таких сервісів це зниження ризиків, пов’язаних зі зростанням команди. Ще на початку XX століття американський професор Ральф Каррієр Девіс виявив, що оптимальна кількість робочої групи становить від трьох до дев’яти осіб. Як тільки кількість співробітників збільшується, продуктивність починає знижуватися через:
- ускладнення комунікації;
- нечіткості зон відповідальності;
- схильність до прокрастинації;
- збільшення соціальної дистанції між працівниками.
Коли працівники знаходяться в одному офісі, багато конфліктів та питань вирішуються швидко, проте при розподілі по різних відділах, або тим більше при віддаленій роботі, ці процеси ускладнюються. Саме в таких умовах послуги для спільної роботи стають незамінним інструментом для підтримки ефективної взаємодії в команді.
Які інструменти пропонують послуги для спільної роботи
При виборі платформи для проектної діяльності чи ведення документообігу важливо враховувати набір доступних інструментів. Необхідно підбирати рішення, що максимально відповідає особливостям робочих процесів компанії. Крім стандартних функцій, таких як спільна робота з документами та управління проектами, варто звернути увагу на додаткові можливості.
Основні інструменти для ефективної взаємодії:
- Планувальник завдань — допомагає розподіляти завдання між учасниками проекту, встановлювати терміни та стежити за їх виконанням.
- Вбудований чат – Забезпечує швидку і зручну комунікацію між співробітниками в режимі реального часу.
- Діаграма Ганта візуалізує проектні завдання та терміни їх виконання, дозволяючи відстежувати прогрес по всьому проекту.
- Шаблони завдань — прискорюють процес створення завдань, що повторюються, заощаджуючи час на проектуванні нових.
- Система повідомлень — оперативно інформує про важливі події, такі як оновлення завдань або терміни, що наближаються.
- Тайм-трекер — дозволяє відстежувати витрачений час виконання завдань, що особливо корисно для контролю ефективності роботи.
- Розмежування доступу — дає можливість обмежувати доступ до певних завдань чи даних залежно від ролей та рівнів відповідальності працівників.
Одним із важливих аспектів є можливість інтеграції сервісу з іншими програмами, що перетворює платформу на універсальний інструмент для роботи, дозволяючи уникнути необхідності перемикатися між різними програмами. Наявність мобільної версії також стає великим плюсом – доступ до сервісу з мобільних пристроїв дозволяє вирішувати робочі завдання у будь-який час та в будь-якому місці, не прив’язуючись до офісу чи комп’ютера.
Який вибрати сервіс для спільної роботи над проектами
Для ефективного управління проектами та організації документообігу у компанії оптимальним рішенням стане використання CRM-системи. На відміну від вузькоспеціалізованих інструментів, CRM пропонує універсальні функції, які дозволяють контролювати завдання, керувати термінами та проводити аналіз виконаної роботи. Це робить її чудовим вибором для бізнесу, що прагне підвищення ефективності.
Серед українських CRM-систем особливо вирізняється Perfectum CRM, яку вибирає безліч компаній завдяки її гнучкості та широкому функціоналу. Ця платформа пропонує інтеграцію зі сторонніми сервісами та автоматизацію документообігу, що допомагає значно спростити робочі процеси та підвищити їх прозорість.
Простота інтерфейсу та інтуїтивні налаштування роблять Perfectum CRM доступною навіть для новачків. Після короткого навчання користувачі можуть швидко освоїти роботу з системою та ефективно використовувати її у своїй повсякденній діяльності.
